ما هي الخطة التشغيلية؟
هي خطة تفصيلية توضع من قبل المؤسسة من أجل تحقيق الرؤية والأهداف البعيدة للشركة، وتهتم الخطة التشغيلية بالمهام اليومية، وتحدد وفق هذه الخطة المهام والأشخاص المنفذين ووقت وموعد التنفيذ. إضافة لتخصيص الموارد المادية والبشرية لتحقيق المهام قصيرة المدى ومعرفة المخاطر المحتملة وطرق إدارة المخاطر دون التأثير على سير الخطة الاستراتيجية للمؤسسة.
كما يمكن صياغة مفهوم الخطة التشغيلية على أنها الجزء الجاري تنفيذه من الخطة الاستراتيجية في المؤسسة، ويتم تحديد مجموعة من المعايير لتنفيذ هذه الخطة لضمان أن كل موظف يقوم بدوره بكفاءة عالية، أي أنها أشبه بوضع الخطة الاستراتيجية تحت المجهر.
أهداف الخطة التشغيلية
لضمان الأهداف التي تسعى المؤسسة للوصول إليها، يجب وضع خطة للتأكد من سير العمل داخل المؤسسة بالشكل الصحيح وتدارك كل المشكلات التي يمكن حدوثها على المدى القصير ومعالجتها. ولذلك فالغرض الرئيسي للخطة التشغيلية هو تنسيق كل موارد المؤسسة المالية والمادية والبشرية.
تتحدد أهداف الخطة التشغيلية بالإجابة على مجموعة من الأسئلة ويمكن ترتيب هذه الأسئلة على الشكل التالي:
1. ما هي الميزانية المتاحة؟
أول سؤال يجب الإجابة عليه هو: ما هي الميزانية المتاحة؟ وكم كانت الميزانية في العام الماضي مقارنة بالميزانية اليوم، ويجب وضع هذه الناحية بالحسبان لأن أعمال الشركة أو أي خطوة جديدة يجب أن تُدرس من الناحية المادية قبل القيام بأي حركة.
2. أين الفريق الآن؟
يجب معرفة وضع الفريق في المؤسسة اليوم، ومعرفة قدراتهم والمهام التي يستطيع الفريق إنجازها، وتحدد هذه الناحية بالاعتماد على مجموعة من المعايير مثل، الميزانية الممنوحة للفريق والإمكانيات التي يتمتع بها وتقييم أفراد الفريق نفسهم.
الحصول على إجابة لهذا السؤال يجب أن يتم بسؤال الموظفين نفسهم هذا السؤال والأخذ بالاعتبار الإجابات الشخصية لكل موظف، وفي النهاية استنتاج وضع الفريق من الإجابات كلها.
3. أين يجب أن نكون؟
قبل البدء بكتابة الخطة التنفيذية، يجب وضع رؤية واضحة للشركة خلال سنة أو سنتين، وهذه الرؤية يجب أن تتميز بالوضوح والواقعية ومراعاة الإمكانيات المتاحة أمام الفريق.
4. ما هي المعايير المستخدمة في قياس التقدم؟
من المهم تحديد معايير أساسية في المؤسسة لقياس التقدم مثل: مواعيد التسليم النهائية، عدد المنتجات الجديدة، نجاح المنتجات الجديدة أو تقييمات العملاء وغيرها من المعايير، فكل مؤسسة تعتمد على معايير محددة لقياس التقدم، وفي هذه الناحية يجب استشارة الإداريين في المؤسسة.
الطريقة الأفضل للإجابة على هذه الأسئلة تكون بالاعتماد على إجابة فريق العمل نفسه، وبعد الحصول على الإجابات يمكن ملاحظة المشاكل الرئيسية التي تستوجب الحل بسرعة إضافة لظهور بعض المشكلات الأقل أهمية التي يمكن العمل عليها في وقت لاحق، بهذه الطريقة يمكن التأكد من وضوح وتبلور الأهداف التي تسعى المؤسسة من أجلها.
أهمية الخطة التشغيلية
لم قد نلجأ لوضع خطة تشغيلية إذا كان لدينا خطة عمل عامة للمشروع؟
حسنًا، ناحية التخطيط التشغيلي في الواقع لها مجموعة من الفوائد التي تجعلها أحد أهم أولويات الشركات والمشاريع ويمكن تلخيص أسباب الاهمية فيما يلي:
أولًا: دعم الخطة العامة للمشروع
عند وجود مجموعة من الخطط التشغيلية في المؤسسة، سيسهل تحقيق أهداف كل قسم على حدة. بذلك يمكن تحقيق الأهداف الكبرى للمؤسسة بشكل جزئي موزع على الأقسام، هكذا يسعى كل قسم لتحقيق المهام المترتبة عليه ومعرفة مدى الإنجاز الذي تم تحقيقه من كل قسم فيما يتعلق بالخطة الاستراتيجية للمؤسسة.
ثانيًا: تقسيم عملية التخطيط
عوضًا عن وجود إدارة موحدة للتخطيط في الشركة المتمثلة بالإدارة العليا، فالتخطيط التشغيلي سيجعل من كل رئيس قسم أو حتى من كل موظف مشاركًا في عملية التخطيط، أي أن المسؤولية لن تعد محصورة بالقيادة العليا فقط، وإنما سيشعر كل فرد من المؤسسة أو المشروع أنه مسؤول عن جزء من نجاح هذه المؤسسة.
ثالثًا: معرفة التقصير على وجه الدقة
في كثير من الأحيان يمكن أن تعمل بعض الأقسام بشكل ممتاز مع وجود أخطاء في أقسام أخرى، وفي هذه الحالة لن يتم معرفة التقصير عند قياس نجاح الخطة الاستراتيجية. أما في حال وجود تخطيط تشغيلي سيعرف كل قسم مهامه، ومدى تقدم القسم بمعزل عن الأقسام الأخرى، مما يعمل على معرفة نواحي التقصير داخل المؤسسة وإمكانية تدارك الأخطاء.
الخطط التشغيلية في الأعمال الناشئة الـStartup
لا تقتصر الخطط التشغيلية على أصحاب المؤسسات فقط، بل أن كل مشروع بحاجة لخطة تشغيلية صحيحة ومتكاملة من أجل نجاحه، فإذا كنت مهتمًا بريادة الأعمال وتسعى لبدء مشروع خاص بك عليك أن تضع خطة تشغيلية مناسبة له لتضمن نجاحه.
بالنسبة لمشروع ناشئ، تختلف الأمور من ناحية التخطيط التشغيلي مقارنة بعمل الشركات، ولهذا يجب عليك اتباع خطوات أكثر تحديدًا عندما تبدأ المشروع بشكل فردي، وأبرز الخطوات التي عليك اتباعها هي:
1. تحديد الأولويات
لا يمكن أن تتحول فكرة المشروع الى مشروع حقيقي ما لم تفكر في الأولويات التي تريد العمل عليها في مشروعك وما هي الأهداف المحتملة وما هي المصاعب التي يمكن أن تواجهها؟ ابدأ بترتيب أفكارك بالطريقة التي تراها مناسبة لك وحاول أن تجيب على تساؤلاتك مثل: ما هو الربح المتوقع من المشروع؟ أو كم ستكون حصتي من هذا المشروع؟ وعلى هذا الأساس يمكنك معرفة أولوياتك.
2. ضع معالم لخطتك
قبل البدء بتنفيذ الأهداف الكبيرة لمشروعك عليك أن تبدأ بتحديد المهام الصغيرة التي يجب أن تحققها للوصول الى الأهداف الأكبر، ولكن العنصر الأهم هنا هو تحديد مدة زمنية لتنفيذ هذه المهام. على سبيل المثال إذا أردت أن تضع خطة تسويقية احترافية جديدة لمشروعك، عليك أن تعرف ما هي المدة المتوقعة لإنجاز هذه المهمة؟ حاول تحديدها بشكل مريح كمثال من 2 إلى 4 أشهر.
3. ضع خطة مالية لمشروعك
بالنسبة للتخطيط للمؤسسات، فلكل قسم ميزانية محددة من قبل الإدارة، ولكن ماذا عن إدارة المشاريع والتخطيط لها؟ هل تمويلك الشخصي يكفي لإدارة المشروع بشكل ممتاز؟ وما هي مصادر الإيرادات المتوقعة من المشروع؟ يمكن صياغة الخطة المالية المناسبة من خلال طرح التساؤلات ومعرفة الإمكانيات المالية لمشروعك، فعلى أساسها يمكن أن تطور مشروعك، ولا يمكن التخطيط من الناحية التشغيلية دون معرفة الناحية المالية.
نموذج الخطة التشغيلية
يمكن صياغة الخطة التشغيلية عن طريق الجداول وتحديد الاستراتيجية والعمل المطلوب والهدف وتحديد المسؤول عن المهمة والوقت المتوقع للإنجاز، وبالتأكيد بالنسبة لكل شركة يمكن أن يختلف عدد المسؤوليات ومدة التنفيذ وجميع العوامل الأخرى، وكمثال على الخطة التنفيذية في الجدول يمكن معرفة تحديد المهام وتوزيعها.
ختاماً
إعداد الخطة التشغيلية يعد أحد أهم عوامل نجاح المؤسسات والمشاريع لأنه غير مقيد بفترة زمنية طويلة أو بأقسام أخرى من المؤسسة على غرار الخطة الاستراتيجية. عمل خطة تشغيلية من الضروريات لمؤسستك أو مشروعك، يمكنك تنفيذه بنفسك لو كان لديك الخبرة الكافية
